e-Partner

Specificații ePartner

Companii

e-Partner este conceput sa poata gestiona una sau mai multe companii simultan. Accesul pentru fiecare firma gestionata de sistem se face pe baza de nume de utilizator si parola, iar, pentru siguranta datelor, aplicatia poate rula si mod securizat (SSL). Pentru anumite niveluri de acces ale utilizatorilor, posibil de definit in e-Partner, accesul poate fi permis in cadrul mai multor companii simultan, fara a mai fi nevoie de iesirea sa revenirea in aplicatie cu un alt nume de utilizator si parola.

Acces

Exista trei niveluri de acces definite implicit in aplicatie, fiecare cu dreturile si limitarile sale: utilizator, super si administrator. Aceste niveluri de acces se pot extinde la oricate, prin intermediul unui modul special proiectat pentru a defini niveluri de acces. Pentru fiecare nivel de acces nou definit se pot alege zonele din aplicatie unde nivelul respectiv are acces, precum si actiunile pe care utilizatorul din grulul de acces respectiv le poate intreprinde in cadrul zonei.

Resurse umane

e-Partner poate gestiona structura organizatorica a companiei, genernad organigrama acesteia, in mod automat, pe baza datelor introduse, poate gestiona angajatii firmei, concediile si invoirile acordate acostora. Pentru fiecare angajat se pot genera documente specifice fiecarei companii, pe baza sabloanelor de documente ce pot fi adaugate in aplicatie.

Clienti si furnizori

Aplicatia poate gestiona clientii si furnizorii firmei, fiecaruia putandu-i-se gestiona contractele. Contractele semnate cu fiecare client al firmei se pot gestiona pe baza pachetelor de servicii sau produselor firmei, acestea fiind administrate tot din cadrul aplicatiei, pana la nivel de mercurial.

Incasari si cheltuieli

e-Partner poate gestiona incasarile firmei curente (a facturilor emise pe baza contractelor adaugate), a penalitatilor aplicabile fiecarei facturi restante.
De asemenea, e-Partner poate gestiona toate cheltuielile firmei, poate gestiona toate conturile bancare ale firmei, poate genera extrase de cont (paralele cu cele ale bancii) pentru fiecare cont gestionat, precum si rapoarte financiare si previzionari privitoare la cash-flowul companiei..

Zona clienti

Pe langa zona destinata managerului si angajatilor firmei curente, e-Partner poate defini inca o zona, tot securizata, pentru clientii firmei, in care, acestia, isi pot vizualiza si/sau descarca contractele incheiate cu firma curenta, facturile emise de aceasta, istoricul ofertelor ce au fost inaintate clientului pana la semnarea contractului. De asemenea, tot din zona destinata clientilor, acestia pot beneficia de suport tehnic, in cazul in care firma acorda, prin gestionarea unui modul special de "Ticketing"

Zona colaboratori

e-Partner mai poate genera inca o zona, destinata colaboratorilor firmei pe departamentul de vanzari (agentilor de vanzari ai firmei). in aceasta zona, agentii de vanzari pot vizualiza pachetele de servicii si produse ale firmei, precum si pachetele cu ofertele speciale putand oferta potentiali clienti, adusi atat de ei (pentru care vor primi un comision mai mare), cat si de firma (pentru care vor primi un comision mai mic).
In aceasta zona, agentii de vanzari pot gestiona istoricul ofertarii unui potential client, pina la incheierea contractului cu acesta.

Timpi de lucru

e-Partner are integrat un modul ce poate inregistra timpii de lucru la un anumit proiect. Proiectele pot avea legatura cu contractele in derulare ale firmei sau nu. Fiecare proiect poate fi impartit pe subproiecte, etape, faze si subfaze, pentru fiecare putandu-se urmari timpii efectivi de lucru.
Inregistrarea timpilor de lucru se poate face pentru orice etapa sau faza, prin intermediul unei "telecomenzi" ce ruleaza pe calculatorul fiecarui angajat al firmei. Prin intermeduil acesteia, angajatul poate selecta proiectul/subproiectul/epata sau faza la care lucreaza si inregistra timpii de incepere a lucrului, timpii de incepere sau terminare a pauzelor de lucru, timpii de incetare a lucrului la un anumit proiect.
Fiecare proiect va contine timpii insumati de lucru si de pauza, precum si detaliat, pentru fiecare subdiviziune, aceiasi timpi. Din cadrul aplicatiei se poate alege daca aceste informatii se vor afisa clientului in zona sa de acces (vezi ZONA CLIENTI). Ca extensie a acestui modul, in functie de timpul efectiv lucrat, se pot genera venoturile salariale ale unui angajat.

Rapoarte

e-Partner este capabil sa inregistreze tot cashflow-ul companiei. Poate inregiatra toate incasarile pe baza facturilor emise din cadrul aplicatiei, precum si a dobanzilor acordate de banci la conturile curente ale firmei. Pe cealalta parte, e-Partner poate inregistra toate cheltuielile firmei, pe baza facturilor emise de catre furnizorii acesteia, a foilor de decont, sau chiar a comisioanelor bancare de retragere, incasare sau administrare cont.
Pe baza acestor informatii, e-Partner poate genera raportari financiare pe perioade de timp, pentru fiecare cont al firmei sau per general. De asemenea se pot genera extrase de cont "paralele" cu cele ale bancii ce contin toate intrarile si iesirile inregistrate pentru fiecare cont.
In functie de facturile emise si neincasate, precum si de facturile primite de la furnizori si neplatite inca, e-Partner poate face o previzionare a raportului de venituri si cheltuieli ale firmei pentru o perioada viitoare egala cu cea mai indepartata data de scadenta a facturilor mentionate.
Ca extensie a acestui modul, exista posibilitatea generarii unor previzionari (grafice) a veniturilor si cheltuielilor firmei pentru un an in avans, acest lucru presupunad sa existe o continuitate de utilizare a aplicatiei de cel putin un an fiscal, pentru a se acumula suficiente statistici necesare unei previzionari.

Oferte si liste de preturi

e-Partner va pune la dispozitie un modul complex, format, la randul sau din alte submodule, numit "Oferte", ce va permite definirea listei de preturi de servicii sau produse ale firmei, pana la cel mai mic detaliu.
In functie de planurile de marketing ale firmei, produsele sau serviciile oferite se pot grupa pe "Pachete" (ex. Pachet X: 100 minute nationale + 250 minute in retea), carora lise pot aplica discount-uri sau adaosuri. Pentru fiecare pachet se pot specifica perioada de valabilitate, modul in care acesta va fi oferit: lunar sau o singura data etc.
Pachetele de servicii sau produse pot fi cumulate in "Oferte" (speciale sau nu) ale companiei (ex: Pachet X redus 25% + Pachet Y redus 10% + Pachet Z redus 100%), pe o perioada minima de contract de 1, 3, 6, 12 sau 24 de luni. Ofertele pot fi definite particularisat pentru fiecare client in parte, sau pot fi generate pe baza unor sabloane de oferte.
Ofertele facute unui client se pastreaza intr-un istoric de ofertare, fiecare putand avea starea: acceptata, respinsa sau in lucru. Fiecare oferta este generata si in format PDF, cu toate datele de identificare ale firmei emitente si toate informatiile privitoare la oferta, iar fisierele PDF pot fi trimise automat prin e-mail clientilor. Pe baza unei oferte acceptate, se poate genera un contract ce va contine exact elementele cuprinse in oferta.

Contracte

Unul dintre modulele cele mai importante si intens folosite ale e-Partner este cel de gestiune a contractelor companie catre clientii acesteia. Contractele se pot genera, din interioarul aplicatiei, pe baza ofertelor facute clientilor sau pe baza pachetelor deja definite in aplicatie. Fiecare pachet de produse sau servicii este impartit in mod automat pe faze de executie/facturare, faze ce vor putea fi preluate de modulul de "facturare" sau "timpi de lucru". Contractele astfel definite in aplicatie pot fi generate in format PDF (cu toate elementele de identificare ale firmei), pe baza unor sabloane de contracte si anexe la contracte, fiecare pachet adaugat erijandu-se intr-o anexa la contract. In urma modificarilor aduse contractelor, in decursul derularii acestora, toate versiunile PDF generate sunt pastrate intr-un istoric al contractului. Numerotarea contractelor se poate face in conformitate cu un registru de contracte, definit in sectiunea "Registre", tinandu-se astfel, o evidenta a contractelor emise.

Registre

e-Partner are un modul special pentru evidenta documentelor firmei: contracte, facturi, adeverinte, informari etc. Aceste registre pot fi definite de catre administratorul contului in orice forma doreste. Ca elemente definitorii, un registru de documente tine evidenta numerelor folosite, a numarului urmator ce trebuie generat, a prefixelor sau sufixelor aplicate numerelor inregistrate (ex: IWS-19290A). Aceste registre de documente pot fi tiparite in vederea listarii, pe perioade de timp, pe registru, pe client etc.

Resurse umane

e-Partner vine in ajutorul responsabililor din cadrul departamentelor de resurse umane printr-un modul specializat in acest sens. In cadul acestui modul se pot gestiona departamentele companiei, organigrama acesteia, prin structurarea listei ierarhice de posturi de munca, angajatii companiei, in corelare cu organigrama acesteia.
Pentru fiecare angajat, in parte, se pot emite documente interne, de tipul cererilor, adeverintelor, informarilor etc pe baza de sabloane de documente definite de fiecare utilizator in parte. Sabloanele pot fi puse in legatura cu modulul de "Registre" sau nu, putand astfel sa capete numere de inregistrare unice, usor de urmarit in aplicatie. Fiecare document emis este generat automat si in format PDF (cu toate datele de identificare a firmei), acesta pastrandu-se intr-un istoric al documentelor emise catre un angajat.
Tot in cadrul modulului de resurse umane, exista o sectiune de gestionare a concediilor si una de gestiune a invoirilor acordate angajatilor companiei. O serie succesiva de invoiri, care insumate, ca numar de ore, sunt egale cu numarul de ore de munca a unei zile lucratoare, poate fi convertita automat in orice tip de concediu exista definit in aplicatie.
Tipurile de concedii posibil de acordat din cadrul aplicatiei pot fi modificate sterse sau adaugate, dupa necesitatile fiecarei companii, e-Partner avand predefinite o serie de tipuri de concedii si procentele din salariu acordabile pentru fiecare tip in parte.

Facturare

e-Partner are integrat un modul de facturare, pus in legatura directa cu cel de gestiune a contractelor. Modulul de facturare permite generarea de facturi fiscale, pe baza contractelor in derulare sau fara baza contractuala. De asemenea se pot emite facturi de stornare si facturi proforme.
Fiecare factura este generata si in format PDF (in trei exemoplare) si poate fi expediata, prin email, responsabilului de contract din partea clientului sau la orice alta adresa de e-mail.
Expedierea facturilor se poate face automat, la emiterea acestora, sau manual, la orice moment si pentru oricare dintre cele 3 exemplare.
Pe baza penalitatilor stipulate in contractele incheiate, e-Partner poate genera fi facturi de penalizare a intarzierilor la plata facturilor scadente.
e-Partner permite inregistrarea de plati ale facturilor emise, plati ce pot fi partiale sau integrale. In cazul platilor partiale, penalitatile ce decurg din neplata integrala a sumelor facturate vor fi proportionale cu debitul ramas de achitat.
La inregistrarea unei plati in numerar, partiala sau integrala, se poate alege si emiterea unei chitante fiscale pentru suma incasata, chitanta ce este, de asemenea, emisa in format PDF, in trei exemplare.
Fiecare factura sau chitanta emisa va fi inregistrata in modulul "Registre", tinandu-se astfel o evidenta stricta a numerotarii acestora.

In cazul facturarii unor sume exprimate in alte valute decat RON, exista un convertor automat al acestor sume in moneda nationala, bazat pe cursurile de schimb valutar anuntate de banca centrala pentru fiecare zi.
Exista si posibilitatea anularii unor facturi deja emise si neincasate, caz in care, fazele contractuale facturate sunt trecute, la loc, pe starea nefacturat, putand fi adaugate intr-o alta factura la un moment ulterior.
Pentru fiecare incasare intr-un cont bancar se pot specifica si comisioanele aplicate de banca la incasarea sumei, tinandu-se, astfel, o evidenta mult mai stricta a sumelor disponibile in conturile companiei.
Automatizare: e-Partner ofera posibilitatea trimiterii automate si periodice a unor instiintari de plata, prin e-mail (intr-o versiune viitoare, si prin SMS), la apropierea datei de scadenta a facturilor emise sau la expirarea datelor de scadenta. Dupa expirare, e-Partner poate fi instruit sa trimita notificari de plata periodic, pana la efectuarea platii.

Plati

e-Partner permite, prin intermediul unui moduel specializat, inregistrarea facturilor primite de la furnizorii companiei, a bonurilor fiscale sau a altor documente fiscale de plata.
Pentru fiecare document de platan, in parte, se poate efectua o plata integrala sau partiala din oricare dintre conturile companiei, care dispune de suma necesara efectuarii platii.
Fiecare plata si comisioanele bancare aferente sunt, la randul lor, inregistrate in lista de tranzactii ale companiei pentru tinerea la zi a extraselor de cont.

Retrageri de numerar, licitatii

Pe langa operatiunile descrise la "Facturare" si "Plati", e-Partner permite efectuarea si altor tipuri de operatiuni bancare precum retragerile de numerar pe baza foilor de cec sau licitatii de trasfer a valutelor in conturile de lei. La randul lor, aceste operatiuni genereaza comisioane bancare, care pot fi, si ele, inregistrate in lista de tranzactii pe conturile firmei.
Nota: e-Partner NU este un program de gestiune contabila, ci o unealta de monitorizare rapida a resurselor financiare ale companei.

Loguri de activitate

In cazul in care aplicatia este accesate de mai multi utilizatori din cadrul unei companii, pentru o mai sporita securitate a datelor, fiecare operatie care necesita modificari in baza de date ale companiei, va fi inregistrata, impreuna cu alte informatii de identificare: utilizator, angajat, adresa IP, ora, data etc.
Aceste liste de operatiuni pot fi, ulterior, filtrate pentru o mai rapida identificare a unei modificari executate.

Acces si control

e-Partner are, im mod implicit, definite 3 niveluri de acces a utilizatorilor. Nivelurile de acces pot fi modificate, sterse sau adaugata, dupa necesitatile organizatorice ale fiecarei companii. Pentru fiecare nivel de acces, declarat in e-Partner, se poate controla lista zonelor unde utilizatorii de acel nivel au acces, precum si lista de actiuni posibil de intreprins de acei utilizatori in zonele unde li s-a acordat accesul.

Suport tehnic si ticketing

Pentru companiile ce pot si acorda suport tehnic prin intermediul e-mail-ului, e-Partner detine un modul specializat pentru efectuarea operatiilor de suport tehnic pe baza de tickete. In acest fel, se poate urmari mult mai usor o problema sesizata de un client al firmei, de la initierea ei, pana la rezolvarea sau inchiderea subiectului.
De asemenea, prin intermediul acestui modul, se poate tine un control mult mai strict al numarului de tickete ridicate de un client, precum (in colaborare cu modulul de "Timp de lucru") si a timpului efectiv acordat unui client pana la rezolvarea unei probleme.

Colaboratori pentru vanzari

Pentru companiile care au abordat problema distributiei si a vanzarii produselor sau serviciilor sale, prin intermediul unor terte persoane, agenti de vanzari, fara a fi angajati in companie, e-Partner are un modul specializat pentru gestiunea activitatii acestora.
Astfel, pe langa lista de clienti existenti ai companiei, in acest modul se poate adauga o lista de clienti potentiali, carora colaboratorii, prin intermediul "Zonei Colaboratori", le pot trimite oferte (tipizate, pe baza de sabloane, sau nestandard).

• Companii
• Acces
• Resurse umane
• Clienti si furnizori
• Incasari si cheltuieli
• Zona clienti
• Zona colaboratori
• Timpi de lucru
• Rapoarte
• Oferte si liste de preturi
• Contracte
• Registre
• Resurse umane
• Facturare
• Plati
• Facturare
• Retrageri de numerar, licitatii
• Loguri de activitate
• Acces si control
• Suport tehnic si ticketing
• Colaboratori pentru vanzari

Ce îți oferim:

• integrarea diverselor procese ce sunt implicate în activitatea organizației
• reducerea timpului și a personalului dedicat administrării organizației
• urmărirea cronologică a multor documente și/sau acțiuni
• luarea mult mai rapidă a deciziilor, bazate pe rapoarte și statistici
• standardizarea și transparentizarea activității diverselor departamente
• accesul la rapoarte globale, strategice, ce permit crearea unei imagini de ansamblu a afacerii
• arhivarea datelor și a documentelor organizației

Modulul Facturi

gratuit

Modulul de facturi este parte a sistemului ERP ePartner. Acest modul iti este oferit gratuit pentru a-l utiliza, fara restrictii.

Fa-ti cont si, in 10 minute, poti emite prima factura!

Întrebări frecvente